Årshjul gir deg mulighet til å planlegge HMS-aktiviteter og fordele oppgavene gjennom et år. Med bruk av gjentakelser kan du også sette opp aktiviteter som repeteres årlig eller med flere års mellomrom, slik at årshjulet strekker seg over flere år. Dette gir deg et godt verktøy for både kortsiktig og langsiktig planlegging av HMS-arbeidet i virksomheten.
Det er to måter dere kan opprette et årshjul på, enten opprette manuelt eller ta utgangspunkt i eksempler inne i Mentor HMS.
Første gang du klikker inn på flisen Årshjul får du beskjed om at du ikke har opprettet noe nytt årshjul ennå. Dette kan du opprette ved å klikke på «Opprette nytt årshjul» på lenken eller «Nytt årshjul» oppe i høyre hjørne.
Det gamle årshjulet kan en få opp ved å klikke på tannhjulet øverst i høyre hjørne og velge «Gammelt årshjul». Se bilde ovenfor.
Les mer her: Ta i bruk eksempel
Årshjul bygges opp ved å velge et eller flere overordnede tema per måned. Dette temaet kan gjerne være relatert til et spesifikt HMS-område, som for eksempel, Revisjon, Brannvern, Arbeidsmiljø, Hygiene og smittevern.
For å opprette nytt tema for en måned klikker en seg inn på ønsket måned og deretter velger en «Nytt tema» øverst i høyre hjørne eller «Opprett nytt tema» midt på siden hvis det ikke finnes tema for måneden fra før av.
Under hvert månedlige tema kan du legge til en rekke oppgaver som er knyttet til valgt tema. Velg blant følgende oppgavetyper:
Nå som temaet er opprettet kan en starte med å legge inn oppgaver. Trykk på «Legg til oppgave»
Velg ønsket oppgavetype øverst. Ut fra det valget en her gjør får en opp en liste over rutiner, risikoområder, beredskapskort og sjekklister tilhørende det eller de HMS-områdene en har knyttet til temaet.
Legg også inn om oppgaven skal gjelde for hele virksomheten eller avdeling.. Velger en avdeling vil det legges en oppgave for hver avdeling for gjennomførelse. Sett også eventuell ansvarlig på oppgaven
Lagre ved å trykke «Legg til»
Når du legger til oppgaver under et tema, kan du velge hvor ofte oppgaven skal gjentas. Dette hjelper deg med å planlegge aktiviteter som skal utføres regelmessig.
Du kan velge mellom følgende gjentakelsesintervaller:
Dersom du velger et gjentakelsesintervall, vil oppgaven automatisk vises i fremtidige årshjul. Det betyr at et årshjul kan strekke seg over flere år dersom det inneholder gjentakende oppgaver. Husk derfor at du kan planlegge langsiktig ved å bruke funksjonen for gjentakelse.
NB! En kan bla mellom årene/månedene ved å trykke på pilene øverst i vinduet.
For å redigere navnet på årshjulet eller eventuelt slette det trykker en på tannhjulet øverst i høyre hjørne for å få opp valgene.
For å redigere en måned, klikker en seg først inn på ønsket måned, deretter på «Redigere» i høyre hjørne
