Avvik

Melde avvik

Når du som ansatt skal melde et avvik gjør du dette gjennom å trykke på Meld avvik på forsiden. Det kan være lurt å bruke nettbrett eller mobil til dette, slik at du også kan legge ved et bilde dersom det er aktuelt.

‍

Etter å ha trykket på Meld avvik, kommer du direkte inn i avvikskjemaet. Her fyller du inn informasjon om avviket, laster opp bilde og trykker Lagre når avviket er klart til innsendelse. Når du trykker på Lagre, sendes det automatisk en e-post til den som er satt som avvikbehandler (dette kan være en redaktør eller en administrator), med beskjed om at det er levert et avvik som må behandles.

Det innsendte avviket vil legge seg under flisen Avvik på forsiden av Mentor HMS, og vil være synlig for alle ansatte. Alle ansatte kan dermed følge avviksbehandlingen.

‍

Håndtere avvik

Som avvikbehandler må du gå inn og håndtere avviket. Dette gjør du ved å gå inn på det aktuelle avviket under flisen Avvik på forsiden. Trykk deg inn på avviket og velg Håndter avvik.

Du vil nå komme inn i et redigeringsmodus hvor du må kommentere avviket, velge alvorlighetsgrad og kvalitetssikre at den som sendte inn avviket, har valgt riktig avvikstype.

‍

Sette status

Når en håndterer et avvik kan en sette status til "Under behandling". Dette er valgfritt, men en bra måte å vise både til avviksmelder og andre brukere at en har startet å arbeide med avviket.

Avviksbehandler blir automatisk foreslått, men kan endres etter behov.

‍

Lukke avviket

Dersom avviket ikke krever nye tiltak lukker man avviket ved å trykke på Lukk avviket. Avviket vil da forsvinne fra avviksoversikten og arkiveres under Rapporter.

Dersom det er behov for å følge opp avviket med tiltak, legges det nye tiltaket inn under Legg til tiltak helt nederst. Du kan legge til flere tiltak her. Du må velge hvem som er ansvarlig, prioritet, tidsfrist og hvilket HMS-område tiltaket hører til. Tiltaket vil legge seg under flisen Tiltaksplan på forsiden, sortert etter HMS-område. Trykk lagre. Når du senere har gjennomført tiltaket i bedriften, går du inn i tiltaksplanen i Mentor HMS og trykker på Tiltak fullført. Avviket vil da lukkes automatisk.

‍

Ferdigstilte avviksmeldinger

De ferdigstilte avvikmeldingene vil ikke lenger ligge i flisa Avvik, men du finner dem i Rapporter

‍

Legg til kopi

Hvis en har behov for å varsle flere personer om et meldt avvik, for eksempel daglig leder, personvernombud eller verneombud, samtidig som én person fortsatt er ansvarlig for oppfølgingen, så kan en legge disse inn på "Legg til kopi".

‍

Dette fungerer på følgende måte:

• Når du velger en ansvarlig for avviket, får du mulighet til å sende kopi til andre relevante personer.
• Hvis avviket er merket som "kun synlig for administrator", kan du kun sende kopi til administratorer. Ellers kan både redaktører og administratorer velges som kopimottakere.
• Ved redigering og håndtering av avvik vises en oversikt over hvem som har mottatt kopi, og du kan sende kopi til flere ved behov.
• Kopimottakere får kun varsel når de settes på kopi. De vil ha tilgang til å se avviket, men de mottar ikke nye varsler dersom avviket oppdateres eller håndteres.
• Hvis status benyttes er dette en bra måte å vise både til avviksmelder og andre brukere at en har startet å arbeide med avviket.

‍

‍

‍