Med Kompetanseoversikt i Mentor HMS kan du holde oversikt over ansattes opplæring, kurs og sertifikater. Du kan registrere gjennomførte kurs, følge med på når kompetansen utløper og eksportere oversikten til Excel. Du bestemmer selv hvilke kurstyper virksomheten skal registrere, for eksempel førstehjelp, brannvern eller HMS-opplæring.

Kompetanseoversikt er tilgjengelig for administratorer og redaktører. Du finner den i en egen flis på forsiden.

‍

Opprette og administrere kurstyper

Du kan opprette egne kurstyper for opplæringen virksomheten ønsker å registrere.

Velg tannhjulikonet øverst til høyre, og deretter Administrer kurstyper.

‍

Registrere kompetanse på ansatte

Du kan registrere samme kompetanse på én eller flere ansatte samtidig. Dette er nyttig når flere ansatte har gjennomført samme opplæring.

Steg 1 - Velg kurs og gyldighet

1. Velg Registrer kompetanse øverst i Kompetanseoversikt.
2. Velg en eksisterende kurstype, eller opprett en ny.
3. Angi Gjennomført dato.
4. Velg hvor lenge kompetansen skal være gyldig:
   • Ingen utløpsdato: Kompetansen har ingen registrert utløpsdato.
   • Spesifikk dato: Angi datoen kompetansen utløper.
   • Varighet: Angi hvor lenge kompetansen er gyldig ved å legge inn år og måneder.
5. Velg Neste.

Steg 2 - Velg ansatte

1. Søk etter ansatte, eller finn dem i listen.
2. Merk av for én eller flere ansatte som har gjennomført kurset.
3. Velg Neste.

Steg 3 - Kontroller og lagre

I siste steg får du en oppsummering av registreringen.

1. Kontroller kurstype, gjennomføringsdato og eventuell utløpsdato.
2. Kontroller hvilke ansatte som er valgt.
3. Velg Lagre registreringer.

Kompetansen er nå registrert på de valgte ansatte og inngår i kompetanseoversikten.

Hvis en ansatt allerede har kurset registrert, blir den nye gjennomføringen gjeldende. Tidligere gjennomføringer beholdes i historikken og kan inkluderes i Excel-eksporten.

‍

Se registrert kompetanse

I Kompetanseoversikt kan du se hvor mange ansatte som har registrert kompetanse innen hver kurstype, og hvor mange registreringer som snart utløper eller har utløpt.

Velg en kurstype for å se hvilke ansatte som har gjennomført kurset. Ved å klikke på et navn i listen vil en få oversikt over hvilken kompetanse som er registrert på vedkommende.

‍

Du kan bruke filterknappen til å filtrere etter ansatt, avdeling, kurstype eller status. Se illustrasjon.

‍

Følg opp kompetanse som snart utløper

Kompetanseoversikt hjelper deg å følge opp kurs og sertifikater som må fornyes. Når en registrering har en utløpsdato, får administratorer og redaktører automatisk varsel 60 dager før kompetansen utløper.

Varslet sendes både på e-post og i Mentor HMS. Hvis flere registreringer når varslingsfristen samme dag, samles de i ett varsel per mottaker.

Du kan også se i Kompetanseoversikt hvor mange registreringer som snart utløper eller allerede har utløpt.

‍

Eksporter kompetanseoversikten til Excel

Du kan eksportere kompetanseoversikten til Excel når du trenger dokumentasjon til intern oppfølging eller tilsyn.

Velg tannhjulikonet øverst til høyre, og deretter Eksporter kompetanseoversikt.

Excel-filen inneholder informasjon om kurstype, ansatt, avdeling, gjennomføringsdato, utløpsdato og status. Du kan også velge å inkludere ansatte uten kompetanseregistreringer og historikk over tidligere gjennomføringer.

‍

Greit å vite

• Tidligere gjennomføringer vises ikke direkte i Kompetanseoversikt, men kan inkluderes i Excel-eksporten.
• Når en ansatt slutter, slettes tilknyttede kompetansedata.
• Kompetanseoversikt er et hjelpemiddel for å dokumentere og følge opp opplæring. Virksomheten må selv vurdere hvilken opplæring ansatte trenger, og når den skal fornyes.

‍

‍