Kvalitet - Prosesskart

Prosesskartet gir deg et visuelt overblikk over hvordan virksomheten din jobber – fra kjerneaktiviteter til ledelses- og støtteprosesser. Det er et effektivt verktøy for å tydeliggjøre roller, ansvar og flyt i arbeidsprosessene, og danner grunnlaget for videre dokumentasjon og forbedringsarbeid.

Når du skal lage et nytt prosesskart i Kvalitet, blir du guidet gjennom tre enkle steg i en veiviser. Underveis legger du inn kjerneprosessen, definerer aktiviteter og knytter til relevante ledelses- og støtteprosesser. Start med å trykke + Kjernepross øverst i høyre hjørne i menyen for prosesskart, slik:

‍

Steg 1: Generelt – Navn på prosesskartet

Skriv inn en tittel/navn på kjerneprosessen – f.eks. "Leveranse av tjeneste" eller "Opplæring av nyansatte".

- Tittelen vises som hovedprosess i kartet.

- Du kan redigere navnet senere om nødvendig.

💡 Tips: Bruk et tydelig og beskrivende navn – det gir bedre oversikt for alle som bruker systemet.

‍

Steg 2: Kjerneprosess – Input, output og aktiviteter

I dette steget beskriver du hva prosessen starter og slutter med, og hva som skjer underveis.

Input: Hva setter prosessen i gang? F.eks. kundeforespørsel, bestilling, behov.

Output: Hva er sluttresultatet? F.eks. levert tjeneste, rapport, godkjent produkt.

Legg til aktivitet: Her kan du legge til steg eller aktiviteter i prosessen.

‍

Opprette aktiviteter i prosesskartet

Klikk "Legg til aktivitet"

‍

‍

• Her kan du velge mellom å hurtigopprette en ny aktivitet eller velge en eksisterende aktivitet fra tidligere prosesskart eller dokumentbiblioteket.
• Velg om aktiviteten er:
  • En prosess
  • Et dokument
• Gi aktiviteten et navn (f.eks. "Planlegge", "Utføre", "Kontrollere")
• Velg hvilket kvalitetsområde aktiviteten tilhører (f.eks. "Internkontroll", "Kundeprosess", "Sikkerhet")
• Trykk Lagre og legg til for hver aktivitet du ønsker inn i prosesskartet

‍

Rekkefølge på aktivitetene

Når en har lagt inn prosesser kan en velge rekkefølgen de skal ha i prosesskartet. Skriv inn tall for rekkefølge i første kolonne.

NB! Tallet 0 indikerer at aktiviteten er gjennomgående.

‍

Steg 3: Ledelses- og støtteprosesser

For å få en helhetlig visning av styringssystemet, kan du knytte på ledelses- og støtteprosesser.

Trykk på knapp for "Legg til ledelsesprosess" og/eller "Legg til støtteprosess".

‍

På samme måte som for aktiviteter kan en her velge mellom å hurtigopprette eller legge til eksisterende prosess.

‍

Trykk til slutt "Fullfør og lagre".

‍

Rediger og fullfør detaljer etter opprettelse

Når du bruker veiviseren til å sette opp prosesskart og benytter hurtigopprettelse av prosesser og dokumenter, opprettes elementene med et minimum av informasjon – som navn og type. Dette gir en rask start, men for at prosesskartet og dokumentbiblioteket skal bli komplett og nyttig i praksis, anbefales det at du redigerer hvert element i etterkant.

Hvorfor redigere etterpå?

• For å legge inn beskrivelser og formål med prosessene
• For å definere ansvarlige personer eller roller
• For å koble til dokumentasjon (f.eks. prosedyrer, instrukser)
• For å angi kvalitetsområder og annen metadata
• For dokumenter: legge inn innhold, vedlegg, versjonskontroll og eventuelle gyldighetsperioder

Slik gjør du det

1. Gå til prosesskartet eller dokumentbiblioteket
2. Klikk på prosessen eller dokumentet du vil redigere
3. Velg “Rediger” og fyll inn relevant informasjon
4. Husk å lagre endringene

‍