Som administrator og redaktør kan du redigere rutinene ETTER du har overført disse fra malbiblioteket. Gå inn på den aktuelle rutinen, trykk på tannhjulet og velg Rediger.
Du vil da komme inn i redigeringsmodus. Her har du mulighet til å redigere i tittel, hensikt og innhold. Du kan legge til interne referanser. Dette kan være referanse til andre rutiner, sjekklister og artikler i ditt HMS-system. Når du har valgt hvilken intern referanse du ønsker, trykker du på +-tegnet. For å legge til egne vedlegg, trykk Velg filer. Da kan du laste opp en fil som ligger på din datamaskin.
Dersom du ønsker å legge til nye fagreferanser og lovhenvisninger, trykk + fagreferanse/ lovhenvisning. Nå kan du søke etter aktuell referanse. For å legge til haker du av aktuell referanse og trykker ok.
Du kan også legge til andre fagreferanser eller lovhenvisninger som ikke finnes i vår oversikt ved å trykke tannhjul, velge redigere og «legg til». Skriv inn navn på fagreferansen eller lovhenvisningen. I feltet Link kopierer du inn riktig nettadresse. Trykk deretter Lagre.
Neste steg er å velge HMS-område. For å få tilgjengelig alle HMS-områder må du ha overført én eller flere rutiner fra malbiblioteket på de aktuelle HMS-området, eller registrere dette manuelt under flisen Innstillinger. Dersom du ikke blir ferdig med rutinene og ønsker å forlate rutinen med de endringene du allerede har gjort, så kan du trykke på Upublisert. Velg dato for revisjon ved å trykke på kalenderikonet. Rutinen vil da dukke opp på aktivitetsoversikten på forsiden på den aktuelle datoen. Ved å huke av Nullstill lesestatus, må de ansatte gå inn og gi lesebekreftelse på nytt igjen.
Når du skal Publisere (lagre) rutinen må du velge Endringstype. Dersom du har gjort små endringer, som for eksempel å rette opp en skrivefeil, så kan du velge Mindre endring. Da blir det ikke laget en ny versjon av rutinen. Dersom du har endret i rutinen og ønsker å lagre ny versjon og hente inn ny lesebekreftelse hos de ansatte, velger du Ny versjon-varsling. Da dukker det opp et vindu under hvor du velger hvilken varsling du ønsker og gi, og til hvem.
Dersom du ikke trenger å hente inn ny lesebekreftelse, så kan du velge Ny versjon- ingen varsling. Du har også mulighet til å skrive inn en kommentar hvor du beskriver hvilke endringer som er blitt gjort. Denne kommentaren vil være synlig når du trykker Vis versjoner på tannhjulet. Når du er ferdig med endringene trykker du Publisere.
