Dele rutiner i organisasjonen

Her kan du lese hvordan du deler en rutine med underliggende enheter, velger hvem den skal deles med, og bestemmer hvilke tillatelser enhetene skal ha.

Deling av rutiner

Konsern- eller divisjonsadministrator kan opprette og publisere rutiner til underliggende nivåer i organisasjonen.

1. Åpne den aktuelle rutinen.
2. Velg tannhjulet og velg deretter Rediger.

‍

Velg hvem rutinen skal deles med

Når du publiserer en rutine, velger du under Deling med underenheter hvor langt ned i organisasjonen rutinen skal deles. Valgene avhenger av hvilket nivå du er innlogget på og hvordan organisasjonen er satt opp.

Fra konsernnivå, når organisasjonen har divisjoner, kan du velge:

• Ikke del – rutinen blir ikke delt ned.
• Kun til divisjoner (ikke underenheter) – rutinen deles med divisjonene, men ikke med underenhetene deres.
• Til divisjoner og deres underenheter – rutinen deles både med divisjonene og underenhetene deres.

‍Fra konsernnivå, når organisasjonen IKKE har divisjoner eller fra divisjonsnivå kan du velge:

• Ikke del – rutinen blir ikke delt ned.
• Til underenheter – rutinen deles med underenhetene.

For organisasjoner uten divisjonsnivå deles rutiner direkte fra konsernet til underenhetene.

Begrens til utvalgte underenheter

Du kan begrense delingen dersom rutinen bare skal gjelde enkelte underenheter. Velg Begrens til utvalgte underenheter, og angi hvilke underenheter rutinen skal deles med.

Når delingen begrenses, blir ikke nye underenheter som opprettes senere automatisk inkludert. Disse må legges til manuelt.

‍

Tillatelser for underenheter

Når du deler en rutine, må du angi hvilke tillatelser underenhetene skal ha:

• Kun lesing – underenheten kan kun lese rutinen, ingen endringer eller tillegg mulig.
• Legg til kommentar – underenheten kan legge til lokal tekst i et eget kommentarfelt, men kan ikke endre selve rutinen.
• Tilpass egen – underenheten kan tilpasse rutinen til egne behov.

Merk: Ved valg av Tilpass egen gjelder det begrensninger fra konsernfunksjonen. Tillatelsen kan ikke gjøres strengere, og valgte underenheter kan ikke fjernes i ettertid.

‍

Endringstype og varsling

Før du publiserer, må du ta stilling til feltet Endringstype:

• Ny versjon – brukes ved nye rutiner eller endringer i innhold.
• Ny versjon – varsling – brukes dersom lederne også skal varsles om endringen.
  • Da får du et ekstra valg om å sende varsel på e-post eller få varsel i Mentor HMS. Huk av for hvem som skal motta varselet.

Kommentar ved publisering

Ta stilling til hvem og hvordan oppdateringer skal informeres om til underenhetene. Vi anbefaler alltid å skrive en kort kommentar slik at underenhetene forstår hvorfor rutinen er opprettet eller endret.

Publisering

Når du er ferdig:

1. Velg Publisere.
2. Rutinen vil da bli tilgjengelig i HMS-håndboken til de aktuelle enhetene.

‍

‍