Sende påminnelser til brukere

Som administrator eller redaktør kan du bruke påminnelser for å sikre at ansatte følger opp rutiner, oppgaver og sjekklister. Funksjonen er særlig nyttig når en eller flere ansatte ikke har lest en rutine, når en aktivitet må følges opp manuelt, eller når en sjekkliste ikke er gjennomført innen forventet tid. Da kan du enkelt minne de aktuelle personene på hva som gjenstår, og bidra til god oppfølging og etterlevelse.

‍

Påminnelse om lesing av rutiner

Påminnelser gjør det enklere å følge opp ansatte som ennå ikke har bekreftet at rutinen er lest.

Slik sender du påminnelse

1. Gå til Rutiner og Beredskapskort og marker aktuell rutine
2. Velg «Lest av»
3. I oversikten kan du:
   • sende påminnelse til ansatte som ikke har lest rutinen
   • eller nullstille lesebekreftelse for alle ansatte (da får alle ansatte varsel om å lese rutinen)

NB! Du har også mulighet for å sende påminnelse når du har en rutine åpen og velger "Oversikt over lesestatus".

‍

Påminnelse om aktiviteter i kalender

Påminnelser sikrer at planlagte HMS-aktiviteter blir gjennomført til riktig tid og ikke blir glemt.

Dette kan en gjøre fra kalenderen på førstesiden ved å trykke på de tre prikkene til høyre for aktiviteten og velge "Send påminnelse" Hvis det er satt ansvarlig på aktiviteten er denne valgt som standard, men her står du fritt til å sende en påminnelse til eventuelle andre brukere.

NB! En kan også sende samme type påminnelse inne fra kalenderen.

Påminnelse om sjekklister

Påminnelser bidrar til at nødvendige kontroller og oppfølginger blir utført og dokumentert.

Dette gjelder aktive sjekklister i kalenderen på forsiden eller i listen over utløpte sjekklister. I listen over utløpte sjekklister finner du knapp for "Send påminnelse" under de tre prikkene til høyre.

Ved sending av påminnelse kommer en eventuell ansvarlig opp som standard valgt, men her kan dette kan endres før utsending.

‍

Hva mottar ansatte?

• Varsel om påminnelser vil dukke opp i varslingssenteret til de ansatte.
• Varslet inneholder lenke direkte til rutinen, aktiviteten eller sjekklisten

Les mer om varslingssenteret her:

support.mentorpluss.no/hjelp-hms/varslingssenter

‍

‍