I flisa tilsyn kan du dokumentere alt som gjøres i forbindelse med et tilsyn. Det er bare administrator som kan legge til tilsyn og som har tilgang til tilsynsflisa.
I flisen Tilsyn får du oversikt over hvilke tilsyn virksomheten har hatt og hvor langt i prosessen de er kommet. For å opprette tilsyn trykk + Nytt tilsyn.
Fyll inn punkter. Under tilsynstype velger du hvilken tilsynsmyndighet som gjennomfører tilsynet. Du kan velge flere HMS- områder. Du kan sette inn dato for frister for innsending av informasjon, tilsyn og frist for utbedring. Datoene vil legge seg i aktivitetskalenderen under Mine aktiviteter. Her kan du også laste opp tilsynsrapport og andre dokumenter fra tilsynsmyndigheter.
Dersom du legger inn lovhenvisninger under velg lover/ forskrifter, vil du i neste vindu få tips til hvilke rutiner og artikler du har knyttet opp til de ulike henvisningene.
Her kan du også legge inn kontaktpersoner til tilsynsmyndighet. Hvis du på et senere tidspunkt ønsker å gi brukertilgang til tilsynsmyndighet må alle punktene være fylt ut. Trykk Lagre
Når du har opprettet et tilsyn, kan du åpne tilsynet og legge til kommentarer i tilsynsnotater, trykk +.
Hvis du ønsker å opprette brukertilgang til kontaktperson, trykk på tegnet til høyre for navnet. Kontaktperson vil da få tilgang som tilsynsbruker og vil få en e-post med informasjon og pålogging. Tilsynsbruker vil få tilgang til tilsynet og dokumentasjonen som er lagt til i tilsynet.
Dersom du har lagt til lovhenvisninger, vil du kunne se hvilken dokumentasjon som er knyttet opp til henvisningene i det grønne feltet, trykk Vis forslag. Trykk Legg til på de rutinene/ artiklene du ønsker med i tilsynet.
Du kan også legge til andre Interne referanser fra Mentor HMS som er relevante for tilsynet. Velg fra nedtrekksmenyen og trykk +. Du har også mulighet til å legge til Interne dokumenter/ vedlegg direkte fra din PC.
Trykk Lagre.
xxxxxxx
Dersom virksomheten får avvik eller merknader, kan du legge de til direkte i tilsynet, trykk +. Når du har lagt til avvik eller merknad, kan du legge til tiltak, + Legg til nytt tiltak. Trykk Lagre.
Avvikene, merknadene og tiltakene vil også legge seg i avviks- og tiltaksoversikten, men er der kun synlige for administrator.
Du kan trykke på avvikene og tiltakene i avviks- eller tiltaksoversikten og kommer da inn i tilsynet. Avviket står åpent til tiltakene er fullført. Når alle avvik/ merknader/ tiltak er fullført og tilsynet er godkjent, kan du trykke «avslutte tilsyn» og tilsynet blir ferdigstilt og godkjent.
xxxxxxxxxxxxxxx
Dersom du har behov for å legge til mer under tilsynet på et senere tidspunkt, trykk «Gjenåpne».
Systemet legger automatisk inn en melding i tilsynsnotater når tilsyn avsluttes eller gjenåpnes.
