Mentor HMS kan settes opp med flere nivåer slik at innhold og HMS-arbeid kan styres på tvers av organisasjonen. Organisasjonsstrukturen settes opp av PBL Mentor. Ta kontakt med oss dersom dere ønsker å opprette divisjoner eller gjøre endringer i eksisterende organisasjonsstruktur.
Konsern → Divisjon → Underenhet
Konsernet er øverste nivå, divisjoner samler flere underenheter, og underenhetene er de lokale virksomhetene eller avdelingene.
Organisasjonsstrukturen gjør det mulig å styre innhold på ulike nivåer. Innhold fra konsernet kan deles med divisjoner og underenheter, mens en divisjon kan dele innhold med sine underenheter. Underenhetene kan i tillegg ha eget lokalt innhold.
Dette gjør det mulig å kombinere felles føringer for organisasjonen med lokale behov.
Innhold som opprettes på et overordnet nivå, kan deles videre til nivåene under. Fra konsernnivå kan innhold deles med divisjoner og underenheter, mens innhold fra en divisjon kan deles med underenhetene som tilhører divisjonen.
Ved publisering bestemmer du hvor langt ned i organisasjonen innholdet skal deles. Avhengig av funksjonen kan du også få valg knyttet til hvilke enheter innholdet skal deles med, hvilke tillatelser mottakerne skal ha og om mottakerne skal varsles om nytt eller endret innhold.
Innhold som ikke deles videre, blir liggende på nivået der det ble opprettet.
Hvilke valg som er tilgjengelige ved publisering kan variere mellom rutiner, sjekklister, årshjul og andre funksjoner. Se derfor supportartikkelen for den aktuelle funksjonen for en nærmere beskrivelse av hvordan innhold publiseres og administreres.
På konsern- og divisjonsnivå kan du følge HMS-arbeidet på tvers av enhetene du har tilgang til.
Under Rapporter – Status underenheter får du en samlet oversikt over blant annet innlogging, gjennomførte sjekklister, avvik, ROS-analyser og gjennomførte tiltak. Du kan avgrense oversikten til en bestemt periode, søke og filtrere på enheter og eksportere resultatet til Excel.
For mer detaljert innsikt kan du bruke de øvrige rapportene i Mentor HMS. Her kan du blant annet gå nærmere inn i avvik, forbedringsforslag, sjekklister og risikovurderinger og se hva som ligger bak tallene i Status underenheter.
