Digital signering

Digital signering lar deg sende dokumenter til elektronisk signering med BankID. Funksjonaliteten finner du under Personalmappe i Mentor Personal.

‍

Slik sender du et dokument til signering

Den ansatte må være registrert i Mentor Personal før du starter. Det er leder eller administrator som sender ut dokumentet for signering.

Gå til den ansattes personalmappe, velg «Last opp filer» og deretter «Dokument til signering».

Et dokument signeres av én eller flere signatarer. Signatar 1 er som regel leder, og signatar 2 er den ansatte.

Før du sender, sjekk at hver signatar er knyttet til riktig epostadresse, og endre den om nødvendig.

Når dokumentet er sendt, får alle signatarene en epost med lenke til å signere. Selve signeringen gjøres med BankID.

‍

Hva skjer etter utsendt dokument

Hvis dokumentet ikke er signert innen 3 dager, sender systemet en påminnelse.

Når alle har signert, får partene en bekreftelse på epost. Dokumentet lagres automatisk i den ansattes personalmappe med elektronisk signatur fra BankID, og er synlig for begge parter.

‍

Status for signeringsprosessen

Status blir oppdatert underveis med disse statusene:

• Venter på signering – dokumentet er sendt, ingen har signert ennå.
• 1 av 2 har signert – én signatar gjenstår.
• Signert – alle har signert, prosessen er fullført.
• Ikke levert – eposten kom ikke fram, som regel fordi epostadressen er skrevet feil.

‍

For detaljert visning av status, trykk på de tre prikkene ved dokumentet og velg «Vis signeringsdetaljer»

Hvis eposten er skrevet feil

Er en epostadresse skrevet feil, kommer dokumentet aldri fram til mottakeren, og du ser status «Ikke levert» i personalmappen. Her trigges ingen påminnelse, fordi mottakeren aldri fikk dokumentet.

For å rette opp må du avbryte signeringsprosessen og laste opp dokumentet på nytt med riktig epostadresse.

‍

Dashbord

Administrator har til enhver tid oversikt over alle dokumenter som er sendt til signering, og status i prosessen, samlet i et eget dashbord.

Dashbordet viser også kostnadene ved bruk av digital signatur, både per måned og per år. Hver signering koster 17 kr eksl. mva. Et dokument med to signatarer koster dermed 34 kr.

Denne oversikten finner en under Innstillinger - Digital signering

‍