Digital signering

Digital signering lar deg sende dokumenter til elektronisk signering med BankID. Funksjonaliteten finner du under Personalmappe i Mentor Personal.

‍

Slik sender du et dokument til signering

Den ansatte må være registrert i Mentor Personal før du starter. Det er leder eller administrator som sender ut dokumentet for signering.

Gå til den ansattes personalmappe, velg «Last opp filer» og deretter «Dokument til signering».

Et dokument signeres av én eller flere signatarer. Signatar 1 er som regel leder, og signatar 2 er den ansatte. Det er også mulig å legge til en signatar som ikke er registrert som ansatt. Du må da legge inn personnummer og epost.

‍

‍

Før du sender, sjekk at hver signatar er knyttet til riktig epostadresse, og endre den om nødvendig.

Når dokumentet er sendt, får alle signatarene en epost med lenke til å signere. Selve signeringen gjøres med BankID.

‍

💡 Tips

Skal den ansatte signere flere dokumenter samtidig, for eksempel arbeidsavtale og taushetserklæring, kan det være lurt å slå dem sammen til én PDF før opplasting. Da trenger både den ansatte og lederen bare å gjennomføre én signering.

‍

Hva skjer etter utsendt dokument

Hvis dokumentet ikke er signert innen 3 dager, sender systemet en påminnelse.

Når alle har signert, får partene en bekreftelse på epost. Dokumentet lagres automatisk i den ansattes personalmappe med elektronisk signatur fra BankID, og er synlig for begge parter.

‍

Status for signeringsprosessen

Status blir oppdatert underveis med disse statusene:

• Venter på signering – dokumentet er sendt, ingen har signert ennå.
• 1 av 2 har signert – én signatar gjenstår.
• Signert – alle har signert, prosessen er fullført.
• Ikke levert – eposten kom ikke fram, som regel fordi epostadressen er skrevet feil.

‍

For detaljert visning av status, trykk på de tre prikkene ved dokumentet og velg «Vis signeringsdetaljer»

Hvis det oppstår problemer med signeringen

E-posten kommer ikke frem

Dersom en signatar ikke mottar e-posten med lenke til signering, er e-postadressen sannsynligvis registrert feil. I personalmappen vil dokumentet da få status Ikke levert. Det sendes ingen påminnelse, siden e-posten aldri kom fram til mottakeren.

Dokumentet kan ikke signeres med BankID

Dersom en signatar mottar e-posten, men ikke får åpnet dokumentet med BankID, bør dere kontrollere at personnummeret som er registrert på signataren er korrekt.

Avbryte en signering

Hvis det er registrert feil e-postadresse, feil personnummer eller dokumentet av en annen grunn må sendes på nytt, må signeringsprosessen først avbrytes.

For å avbryte en signering åpner du menyen med de tre prikkene ved dokumentet og velger Avbryt signering.

Ønsker du å fjerne dokumentet fra personalmappen etter at signeringen er avbrutt, åpner du menyen med de tre prikkene på nytt og velger Slett.

Last deretter opp dokumentet på nytt med riktige opplysninger.

‍

Dashbord

Administrator har til enhver tid oversikt over alle dokumenter som er sendt til signering, og status i prosessen, samlet i et eget dashbord.

Dashbordet viser også kostnadene ved bruk av digital signatur, både per måned og per år. Hver signering koster 17 kr eksl. mva. Et dokument med to signatarer koster dermed 34 kr.

Denne oversikten finner en under Innstillinger - Digital signering

‍