Under Oppsett kan du tilpasse hvordan kvalitetssystemet fungerer for din organisasjon.
Når dette valget er aktivert, må dokumenter godkjennes før publisering. Alle endringer loggføres med revisjonshistorikk slik at du kan se hvem som har opprettet, redigert og godkjent dokumenter. Dette anbefales hvis virksomheten ønsker dokumentert kvalitetssikring og kontroll i tråd med ISO 9001 eller lignende standarder.
Hva betyr det i praksis?
Dokumenter som opprettes eller endres må sendes til godkjenning før de blir synlige for brukerne. Dette sikrer at kun kvalitetssikrede dokumenter publiseres i systemet.
Når du ikke aktiverer funksjonen
Hvis funksjonen ikke er aktivert, kan brukere med redigeringstilgang publisere dokumenter direkte uten godkjenningsprosess.
Når dette valget er aktivert, vises en egen velkomstside med eksempler, forklaringer og veiledning til hvordan kvalitetssystemet kan brukes. Siden hjelper deg og organisasjonen med å komme raskt i gang og gir et overblikk over hvordan dere kan bygge opp deres eget kvalitetssystem. Denne finner dere da i venstremenyen i kvalitetsflisen.
Under Oppsett kan du tilpasse strukturen i dokumentbiblioteket etter organisasjonens behov. Du kan bruke kapitler for å gruppere innhold på en måte som gjenspeiler hvordan virksomheten er organisert, eller hvordan prosessene henger sammen.
Trykk på +Kapittel for å opprette en kapittelinndeling
For å opprette underkapitler anbefales det å velge kapittelet en ønsker skal ha underkapitler, åpne denne ved å klikke på haken til høyre og velge +Underkapittel herfra.
En kan knytte et dokument eller prosess til et eller flere kapitler. Dette gjøres under opprettelse eller redigering av dokumentet.
Kvalitetsområder brukes til å strukturere og organisere innholdet i kvalitetssystemet.
Et kvalitetsområde representerer et hovedtema eller en kategori som samler prosesser og dokumenter som hører sammen. Dette gjør det enklere å finne fram, følge opp ansvar og sikre at alle deler av virksomheten er dekket.
En oppretter kvalitetsområder under Innstilling - Områder.
Les mer om dette her: support.mentorpluss.no/hjelp-hms/omrader
