Bli kjent med vaktplan og vaktkalender

Før du setter i gang, er det nyttig å vite forskjellen mellom vaktplan og vaktkalender:

Vaktkalender

Vaktkalender vises for alle ansatte. Her vises hvem som er på jobb og hvem som er fraværende. Her endrer man på vaktene ved f.eks fravær og setter inn vikar. Fravær som er registrert inn av ansatte eller leder, vil automatisk komme inn i vaktkalenderen. Vaktkalenderen blir tilgjengelig etter at man har publisert en vaktplan.

‍

Vaktplan: 

En vaktplan kan opprettes for hele virksomheten eller for hver avdeling. I planen definerer du hvor mange vakter som skal være tilgjengelige per dag, og deretter plasserer du ansatte inn i de ulike vaktene. En vaktplan kan settes på gjentakelse, slik at den rullerer etter gitt antall uker. Når en vaktplan er publisert, vil ansatte se dette i vaktkalenderen. 

‍

Tillatelser

For å kunne opprette eller endre vakter, må ansatte ha nødvendige tillatelser. Disse tillatelsene kan gis uavhengig av brukerrolle i systemet.

Det finnes tre nivåer:

• Vaktplanadministrasjon – Full tilgang til opprettelse, endring og tildeling av tillatelser.
• Vaktplanlegger – Kan opprette og avslutte vaktplaner og gjøre endringer i kalenderen.
• Bemanning – Kan gjøre kortsiktige endringer som å sette inn vikar eller endre klokkeslett.

Administratorer har automatisk alle tillatelser.

‍

Les mer opp tildeling av tillatelser her: 

support.mentorpluss.no/hjelp-personal/tillatelser

‍

‍

‍

‍Opprett vaktplan

En vaktplan definerer hvor mange ansatte som trengs til ulike tider i løpet av en periode, og hvem som skal bemanne de ulike vaktene.

Vaktplanen kan opprettes for hele virksomheten eller for enkeltavdelinger, og du kan sette den til å gjenta seg automatisk – for eksempel hver 2. eller 3. uke. En vaktplan er et verktøy for å sikre god bemanning, gi ansatte oversikt over arbeidstid og gjøre det enklere å håndtere fravær og vikarbruk.

Når en vaktplan er publisert, vil ansatte se dette i vaktkalenderen. 

‍

Les mer om opprettelse av vaktplan her: 

support.mentorpluss.no/hjelp-personal/vaktplan

‍

💡 Tips: Lagre som utkast før publisering

Når du jobber med en ny vaktplan, anbefaler vi at du lagrer den som utkast hvis du ikke er helt ferdig. Da kan du komme tilbake og fortsette arbeidet senere.

Når en vaktplan først er publisert, blir den låst for redigering. Det betyr at du:

• fortsatt kan endre start- og sluttdato,
• men ikke kan redigere innholdet, som vakter, tidspunkt eller hvilke ansatte som er tildelt.

Hvis du trenger å gjøre endringer i en publisert vaktplan, har du to valg:

1. Kopier planen, og gjør endringer i kopien.
2. Lag en ny vaktplan fra bunnen av.

For justeringer underveis, som å sette inn vikar ved fravær, kan du bruke vaktkalenderen. Der kan du gjøre nødvendige tilpasninger uten å endre selve vaktplanen.

‍

‍

‍

‍

Bruk vaktkalenderen til løpende oppdateringer

‍

Vaktkalender vises for alle ansatte. Her vises hvem som er på jobb og hvem som er fraværende. Her endrer man på vaktene ved f.eks fravær og setter inn vikar. Fravær som er registrert inn av ansatte eller leder, vil automatisk komme inn i vaktkalenderen. 

‍

‍

Endringer i vaktkalender

Vaktkalenderen er et fleksibelt verktøy som brukes til løpende justeringer i hverdagen.

Her kan du:

• Sette inn vikarer ved fravær
• Endre tidspunkt på enkeltskift
• Flytte ansatte mellom vakter (f.eks. bytte kveldsvakt med dagvakt)
• Slette enkeltvakter
• Registrere vikarer som ekstern person dersom de ikke er i systemet
• Håndtere fravær som automatisk synkroniseres inn

Viktig: Endringer i vaktkalenderen påvirker ikke vaktplanen, og påvirker ikke lønn med mindre fraværet eller plusstiden også registreres i Mentor Personal.

‍

Les mer om bruk av vaktkalenderen her:

support.mentorpluss.no/hjelp-personal/vaktkalender

‍

‍

Merknad: Viktig om lønn og fravær

• Endringer i vaktkalenderen påvirker ikke lønn automatisk
• Fravær og plusstid må registreres i Mentor Personal for å bli med til lønnsberegning

‍

‍

‍

‍