‍

Ta i bruk HMS-håndbøkene og malene

Vi har laget maler som hjelper dere i gang – men de må tilpasses deres virksomhet.

Du finner dem under Administrasjon > Malbibliotek‍

Du får ferdige maler for:

HMS-Rutiner: Inneholder best-praksismaler på HMS-rutiner. Virksomheten må dokumentere retningslinjer som beskriver hvordan ulike oppgaver og prosesser skal utføres for å sikre at kravene overholdes. Eksempel på HMS-relaterte tema kan være brannvern, internkontroll, beredskap, sykefraværsoppfølging. Disse må redigeres slik at de er tilpasset virksomheten.

Mål / Organisering / Opplæring: Disse malene hjelper dere med å definere HMS-mål, beskrive rollefordeling (f.eks. HMS-ansvarlig, ledelse, ansatte) og sikre plan for opplæring og kompetanseheving. Malene er nyttige for å dokumentere internkontroll.

Medvirkning / Vernetjeneste: ‍‍Gir en beskrivelse av hvordan ansatte skal involveres i HMS-arbeidet og hvordan vernetjenesten (verneombud, arbeidsmiljøutvalg) fungerer. Her kan du dokumentere hvordan dere jobber med medvirkning og samarbeid mellom ansatte og ledelse.

Beredskapskort: Malene gir oversiktlige handlingsplaner ved uønskede hendelser som brann, strømbrudd, vold/trusler, eller alvorlig skade. De skal være lett tilgjengelige for ansatte og beskriver hvem som gjør hva – raskt og tydelig.

‍Sjekklister: Standardiserte sjekklister for gjennomføring av oppgaver som vernerunder, psykologisk arbeidsmiljø, daglig ettersyn med mer. De bidrar til at viktige aktiviteter blir utført systematisk og dokumentert.

Personalhåndbok: Mal for personalhåndbok som gir oversikt over rettigheter, plikter, rutiner og retningslinjer som gjelder for ansatte. Kan dekke tema som arbeidstid, ferie, permisjon, sykefravær, varsling og interne regler.

Lederhåndbok: Mal for lederhåndbok som gir ledere støtte i å følge opp ansvar innen HMS, personalledelse, internkontroll og lovpålagte plikter. Håndboken gir overblikk over lederens rolle og verktøy i den daglige driften.

‍

✍️ Rediger og tilpass malene slik at de stemmer med deres rutiner og organisering.

Malbibliotek og oppsett av HMS-håndboken - Mentor+ hjelpesenter

‍

‍

‍

‍

Opprett brukertilgang

Før ansatte kan ta i bruk systemet, må de få brukertilgang. For virksomheter med en eller flere avdelinger anbefaler vi å begynne med å opprette disse først – slik at du kan knytte den enkelte ansatte til rett avdeling. Deretter kan du opprette brukere, tildele dem roller og gi tilgang til relevante funksjoner i systemet.

Dette gjør du under Administrasjon > Innstillinger

‍Opprett brukertilganger - Mentor+ hjelpesenter

‍

🔐 Tips: Start med å opprette nøkkelpersoner som daglig leder, HMS-ansvarlig og verneombud.

‍

‍

‍

‍

‍

Planlegg HMS-arbeidet

Opprett årshjul for å planlegge HMS- aktiviteter og fordele oppgavene gjennom hele året, som for eksempel vernerunder, opplæring, risikovurderinger og evaluering av rutiner. En god plan gjør det lettere å følge opp og dokumentere arbeidet.

Årshjul - Mentor+ hjelpesenter

‍

🔐 Tips: Prøv gjerne vårt eksempel på årshjul. Ved å ta i bruk et eksempel vil alle tilhørende rutiner, risikoområder, beredskapskort og sjekklister overføres fra vårt malbibliotek.

‍Ta i bruk eksempel - Mentor+ hjelpesenter

‍

‍

‍

‍

‍

Kalender – husk hva som skal gjøres

Kalenderen på startsiden gir deg daglige påminnelser og oversikt over kommende HMS-aktiviteter. Alle oppgaver og aktiviteter du setter en dato på, vil komme som varsel i aktivitetskalenderen. Du kan legge inn oppgaver og frister som er viktige for deres virksomhet. Dette sikrer at dere ikke glemmer aktiviteter, sjekklister og viktige tiltak, som skal utføres på bestemte datoer.

Du kan:

• Legge til aktiviteter knyttet til datoer
• Få varsler og påminnelser
• Kvittere ut utførte oppgaver og handlinger

Kalender - Mentor+ hjelpesenter

‍

‍

‍

‍

‍

Følg opp HMS-arbeidet

Etter hvert som dere kommer i gang, blir det viktig å følge opp det som faktisk skjer. Når dere har satt i gang tiltak og aktiviteter, handler neste steg om å følge opp, dokumentere og forbedre. HMS-arbeid er ikke en engangsoppgave, men en prosess som krever kontinuerlig innsats. Systemet hjelper dere med å holde oversikt over hva som er gjennomført, hva som gjenstår, og hvilke områder som trenger forbedring.

Sjekklister

Strukturere og dokumentere gjennomføring av oppgaver ved hjelp av sjekklister

Sjekkliste- redigering og velge gjentakelse - Mentor+ hjelpesenter

Avvik

Avdekke, registrere og håndtere avvik. Alt blir lagret i rapporter for eventuell dokumentasjon.

Avvik - Mentor+ hjelpesenter

Forbedringsforslag

Legge inn forslag på nye eller forbedre rutiner, handlingsmåter eller innkjøp som kan bidra til å øke kvalitet eller arbeidsmiljø i virksomheten.

Forbedringsforslag - Mentor+ hjelpesenter‍

Tiltaksplan

Beskriv hvilke tiltak som må gjennomføres for å redusere risikoen i virksomheten.

Tiltaksplan - Mentor+ hjelpesenter

Risikovurdering

Det må dokumenteres at virksomheten gjør risikovurderinger, lager planer og tiltak for å redusere risikoforholdene i virksomheten.

MentROS-opprette risikovurdering - Mentor+ hjelpesenter

Tilsyn

Dokumenter alt som gjøres i forbindelse med et tilsyn.

Tilsyn - Mentor+ hjelpesenter

Administrasjon av maler

Her vil virksomheten få oppdateringer fra Mentor HMS. Ved endringer må virksomheten ta et standpunkt til endringer og tilpasninger.

Oppdatering fra Mentor HMS - Mentor+ hjelpesenter

Arkiv

I arkivet kan du laste opp dokumenter til oppbevaring. Det kan for eksempel være FDV- dokumentasjon, serviceavtaler, møtereferater osv.

Arkiv - Mentor+ hjelpesenter

‍

🔐 Tips: Start gjerne med enkle sjekklister slik som "Daglig renholdsplan", "Vernerunde" eller tilsvarende for å involvere brukerne i bruk av HMS-systemet.

‍

‍

‍

‍

Få oversikt med rapporter og dashbord

Når HMS-arbeidet er i gang, er det viktig å ha god oversikt over status og fremdrift. I løsningen finner du dashbord og rapporter som hjelper deg å følge med på det som skjer.

Du kan enkelt se:

• Hvor mange avvik og forbedringsforslag som er registrert – og hvordan de er fulgt opp
• Status på planlagte aktiviteter i kalenderen og årshjulet
• Hvilke risikovurderinger som er gjennomført
• Dokumentasjon knyttet til tilsyn, opplæring og oppdateringer

Dashbordene gir deg et visuelt overblikk – perfekt for både internkontroll, personalmøter og ledelsesrapportering.

Ved å bruke rapportene aktivt, kan dere sikre at HMS-arbeidet er systematisk, dokumentert og i kontinuerlig forbedring.

Rapporter - Mentor+ hjelpesenter

Dashbord - Mentor+ hjelpesenter

‍

🔐 Tips: Se gjerne vår opplæringsvideo for administratorer:‍