Forside
/
Mentor HMS
/
Kom i gang med Mentor HMS for adminstratorer

Kom i gang med Mentor HMS for adminstratorer

‍

Ta i bruk HMS-hÄndbÞkene og malene

Vi har laget maler som hjelper dere i gang – men de mĂ„ tilpasses deres virksomhet.

Du finner dem under Administrasjon > Malbibliotek‍

Du fÄr ferdige maler for:

HMS-Rutiner: Inneholder best-praksismaler pÄ HMS-rutiner. Virksomheten mÄ dokumentere retningslinjer som beskriver hvordan ulike oppgaver og prosesser skal utfÞres for Ä sikre at kravene overholdes. Eksempel pÄ HMS-relaterte tema kan vÊre brannvern, internkontroll, beredskap, sykefravÊrsoppfÞlging. Disse mÄ redigeres slik at de er tilpasset virksomheten.

MÄl / Organisering / OpplÊring: Disse malene hjelper dere med Ä definere HMS-mÄl, beskrive rollefordeling (f.eks. HMS-ansvarlig, ledelse, ansatte) og sikre plan for opplÊring og kompetanseheving. Malene er nyttige for Ä dokumentere internkontroll.

Medvirkning / Vernetjeneste: ‍‍Gir en beskrivelse av hvordan ansatte skal involveres i HMS-arbeidet og hvordan vernetjenesten (verneombud, arbeidsmiljþutvalg) fungerer. Her kan du dokumentere hvordan dere jobber med medvirkning og samarbeid mellom ansatte og ledelse.

Beredskapskort: Malene gir oversiktlige handlingsplaner ved uþnskede hendelser som brann, strþmbrudd, vold/trusler, eller alvorlig skade. De skal vére lett tilgjengelige for ansatte og beskriver hvem som gjþr hva – raskt og tydelig.

‍Sjekklister: Standardiserte sjekklister for gjennomfþring av oppgaver som vernerunder, psykologisk arbeidsmiljþ, daglig ettersyn med mer. De bidrar til at viktige aktiviteter blir utfþrt systematisk og dokumentert.

PersonalhÄndbok: Mal for personalhÄndbok som gir oversikt over rettigheter, plikter, rutiner og retningslinjer som gjelder for ansatte. Kan dekke tema som arbeidstid, ferie, permisjon, sykefravÊr, varsling og interne regler.

LederhÄndbok: Mal for lederhÄndbok som gir ledere stÞtte i Ä fÞlge opp ansvar innen HMS, personalledelse, internkontroll og lovpÄlagte plikter. HÄndboken gir overblikk over lederens rolle og verktÞy i den daglige driften.

‍

✍ Rediger og tilpass malene slik at de stemmer med deres rutiner og organisering.

Malbibliotek og oppsett av HMS-hÄndboken - Mentor+ hjelpesenter

‍

‍

‍

‍

Opprett brukertilgang

FĂžr ansatte kan ta i bruk systemet, mĂ„ de fĂ„ brukertilgang. For virksomheter med en eller flere avdelinger anbefaler vi Ă„ begynne med Ă„ opprette disse fĂžrst – slik at du kan knytte den enkelte ansatte til rett avdeling. Deretter kan du opprette brukere, tildele dem roller og gi tilgang til relevante funksjoner i systemet.

Dette gjĂžr du under Administrasjon > Innstillinger

‍Opprett brukertilganger - Mentor+ hjelpesenter

‍

🔐 Tips: Start med Ă„ opprette nĂžkkelpersoner som daglig leder, HMS-ansvarlig og verneombud.

‍

‍

‍

‍

‍

Planlegg HMS-arbeidet

Opprett Ärshjul for Ä planlegge HMS- aktiviteter og fordele oppgavene gjennom hele Äret, som for eksempel vernerunder, opplÊring, risikovurderinger og evaluering av rutiner. En god plan gjÞr det lettere Ä fÞlge opp og dokumentere arbeidet.

Årshjul - Mentor+ hjelpesenter

‍

🔐 Tips: PrĂžv gjerne vĂ„rt eksempel pĂ„ Ă„rshjul. Ved Ă„ ta i bruk et eksempel vil alle tilhĂžrende rutiner, risikoomrĂ„der, beredskapskort og sjekklister overfĂžres fra vĂ„rt malbibliotek.

‍Ta i bruk eksempel - Mentor+ hjelpesenter

‍

‍

‍

‍

‍

Kalender – husk hva som skal gjþres

Kalenderen pÄ startsiden gir deg daglige pÄminnelser og oversikt over kommende HMS-aktiviteter. Alle oppgaver og aktiviteter du setter en dato pÄ, vil komme som varsel i aktivitetskalenderen. Du kan legge inn oppgaver og frister som er viktige for deres virksomhet. Dette sikrer at dere ikke glemmer aktiviteter, sjekklister og viktige tiltak, som skal utfÞres pÄ bestemte datoer.

Du kan:

  • Legge til aktiviteter knyttet til datoer
  • FĂ„ varsler og pĂ„minnelser
  • Kvittere ut utfĂžrte oppgaver og handlinger

Kalender - Mentor+ hjelpesenter

‍

‍

‍

‍

‍

FĂžlg opp HMS-arbeidet

Etter hvert som dere kommer i gang, blir det viktig Ä fÞlge opp det som faktisk skjer. NÄr dere har satt i gang tiltak og aktiviteter, handler neste steg om Ä fÞlge opp, dokumentere og forbedre. HMS-arbeid er ikke en engangsoppgave, men en prosess som krever kontinuerlig innsats. Systemet hjelper dere med Ä holde oversikt over hva som er gjennomfÞrt, hva som gjenstÄr, og hvilke omrÄder som trenger forbedring.

Sjekklister

Strukturere og dokumentere gjennomfĂžring av oppgaver ved hjelp av sjekklister

Sjekkliste- redigering og velge gjentakelse - Mentor+ hjelpesenter

Avvik

Avdekke, registrere og hÄndtere avvik. Alt blir lagret i rapporter for eventuell dokumentasjon.

Avvik - Mentor+ hjelpesenter

Forbedringsforslag

Legge inn forslag pÄ nye eller forbedre rutiner, handlingsmÄter eller innkjÞp som kan bidra til Ä Þke kvalitet eller arbeidsmiljÞ i virksomheten.

Forbedringsforslag - Mentor+ hjelpesenter‍

Tiltaksplan

Beskriv hvilke tiltak som mÄ gjennomfÞres for Ä redusere risikoen i virksomheten.

Tiltaksplan - Mentor+ hjelpesenter

Risikovurdering

Det mÄ dokumenteres at virksomheten gjÞr risikovurderinger, lager planer og tiltak for Ä redusere risikoforholdene i virksomheten.

MentROS-opprette risikovurdering - Mentor+ hjelpesenter

Tilsyn

Dokumenter alt som gjĂžres i forbindelse med et tilsyn.

Tilsyn - Mentor+ hjelpesenter

Administrasjon av maler

Her vil virksomheten fÄ oppdateringer fra Mentor HMS. Ved endringer mÄ virksomheten ta et standpunkt til endringer og tilpasninger.

Oppdatering fra Mentor HMS - Mentor+ hjelpesenter

Arkiv

I arkivet kan du laste opp dokumenter til oppbevaring. Det kan for eksempel vĂŠre FDV- dokumentasjon, serviceavtaler, mĂžtereferater osv.

Arkiv - Mentor+ hjelpesenter

‍

🔐 Tips: Start gjerne med enkle sjekklister slik som "Daglig renholdsplan", "Vernerunde" eller tilsvarende for Ă„ involvere brukerne i bruk av HMS-systemet.

‍

‍

‍

‍

FĂ„ oversikt med rapporter og dashbord

NÄr HMS-arbeidet er i gang, er det viktig Ä ha god oversikt over status og fremdrift. I lÞsningen finner du dashbord og rapporter som hjelper deg Ä fÞlge med pÄ det som skjer.

Du kan enkelt se:

  • Hvor mange avvik og forbedringsforslag som er registrert – og hvordan de er fulgt opp
  • Status pĂ„ planlagte aktiviteter i kalenderen og Ă„rshjulet
  • Hvilke risikovurderinger som er gjennomfĂžrt
  • Dokumentasjon knyttet til tilsyn, opplĂŠring og oppdateringer

Dashbordene gir deg et visuelt overblikk – perfekt for bĂ„de internkontroll, personalmĂžter og ledelsesrapportering.

Ved Ă„ bruke rapportene aktivt, kan dere sikre at HMS-arbeidet er systematisk, dokumentert og i kontinuerlig forbedring.

Rapporter - Mentor+ hjelpesenter

Dashbord - Mentor+ hjelpesenter

‍

🔐 Tips: Se gjerne vĂ„r opplĂŠringsvideo for administratorer:‍